Des réunions plus efficaces et plus agréables... c'est possible !

Se réunir, oui, bien sûr, mais pourquoi ? Et surtout, dans quelles conditions ? Trop longues, improductives, tendues ou même conflictuelles… les réunions font souvent l’objet de plaintes ou de critiques. Souvent à raison, il est vrai. Sur ce sujet, les professionnels du conseil ont un vrai défi à relever, car leurs clients attendent d'eux qu'ils organisent et animent les réunions de travail.

Or, les réunions efficaces sont toujours appréciées et renforcent à la fois la crédibilité du professionnel du conseil et la relation avec le client.

Alors, comment améliorer les réunions que vous animerez, dans votre rôle d'avocat, de consultant, d'expert-comptable...?

D’abord, bien identifier le but de la réunion et ensuite, utiliser des outils et méthodes simples pour la structurer.

1. Quelle réunion pour quel but ?

- Informer 

Il peut s’agir de présenter un état des lieux, un diagnostic, une problématique. 

Informer est souvent une première étape avant une prise de décision. Il est rare que l’information ne soit pas suivie d’un moment d’échange (les participants réagissent à ce qui vient d’être présenté et expriment leur point de vue). Prévoir, donc, de garder un temps de partage et d’échange suffisant. 

Vous prendrez soin de donner les éléments de contexte afin que chaque personne participant à la réunion puisse avoir les mêmes données sur le sujet. 

Si le but est d’informer, n'oubliez pas de rappeler qu’aucune décision ne sera prise « au pied levé ». 

- Prendre une décision

La prise de décision à plusieurs est un exercice difficile et risqué. Il n’est donc pas étonnant que les réunions de prise de décision soient les plus décriées. On entend en effet souvent dire « nous n’arrivons pas à prendre de décisions ». 

Deux cas de figures peuvent se présenter :

Cas n°1 : La décision à prendre a été mûrie et explorée par une ou plusieurs personnes qui se réunissent avec d’autres pour faire valider le choix. Il s’agit donc de présenter une recommandation sur une des options possibles. Souvent les décisions nécessitent un travail complexe et technique en amont et pour éviter de perdre du temps dans les détails, on va présenter uniquement les bénéfices et risques de chaque option. Dans ce cas, une grande partie de la réunion doit être consacrée à expliquer le contexte, le raisonnement suivi, les raisons qui justifient l’option recommandée etc. Une présentation structurée et une bonne maîtrise du dossier permettent en général de mener une réunion efficacement. 

Cas n°2 : La réunion a pour but de faire travailler les participants sur une décision à prendre et aboutir, au final, à un choix clair. Ceux-ci devront donc suivre une approche structurée qui permettra de canaliser la pensée tout favorisant des débats constructifs. Cette approche nécessite une animation ferme de la part d’une personne capable de guider les participants dans leur réflexion en leur faisant voir, par un questionnement approprié, tous les tenants et les aboutissants de la décision à prendre. Lorsque les décisions sont complexes ou qu’elles nécessitent un travail de recherche d’un compromis, plusieurs réunions sont souvent nécessaires sur un même sujet. Cela ne pose aucun problème dans la mesure où chacun a conscience que la réflexion avance.

En tant que professionnel du conseil, il est important de bien identifier quel est votre rôle dans le cas n°1 et dans le cas n°2. Vous pouvez en effet être celui/celle qui présente une recommandation sur la base de votre expertise. Ou vous pouvez être celui/celle qui anime la réflexion. Tenir les deux rôles à la fois sera beaucoup plus compliqué...

- Débriefer

Il s’agit de faire le point (« débriefer ») sur l’avancement d’actions ou de projets en cours ou terminés. Les bénéfices des debriefings collectifs sont nombreux : ils permettent d’informer rapidement et régulièrement, de constater l’évolution des travaux et de résoudre des difficultés ou des problèmes de coordination ou de communication. La réunion-bilan permet aussi de montrer à chaque participant que les autres travaillent aussi, ont des contraintes à respecter, partagent les mêmes difficultés : ce type de réunion peut alors avoir un effet de cohésion très positif, qui rendra le travail collectif plus efficace ultérieurement. Malheureusement, les débriefings sont souvent négligés a priori parce qu’ils sont considérés comme une perte de temps. En réalité, on constate qu’une fois que l’habitude et la discipline sont acquis, le déroulement est rapide et la satisfaction générale. 

Le professionnel du conseil peut être celui/celle qui anime la réunion mais aussi un contributeur surtout lorsqu'il s'agit d'échanger avec un client sur une mission, un projet ou un dossier terminé.

Selon la façon dont les réunions sont organisées, animées, et suivies d’effets, celles-ci peuvent progressivement devenir difficiles, voire insupportables à vivre pour certains. En conséquence, les comportements peuvent « se durcir » et créer des situations de tension ou de conflit qui auront des conséquences négatives sur l’activité du collectif. Pour ces raisons, il est important de consacrer du temps à la préparation des réunions et de s’appuyer sur une approche structurée.

2. Les 6 points d’attention pour structurer une réunion

1. Les participants

Participer à une réunion ne revêt pas la même signification pour tous. Pour certaines personnes, être convié à une réunion est important car c’est un signe d’inclusion dans un projet ou un processus de prise de décision, ou, encore plus simplement, dans un groupe. A l’inverse, ne pas être invité à participer renvoie à des questions de statuts, de rôles et donc peut renforcer des sentiments d’exclusion. 

On voit même parfois des cas dans lesquels certaines personnes font tout pour être conviés à des réunions et n’y viennent pas au dernier moment.

Au-delà des problématiques personnelles, il est important de comprendre que si les rôles au sein d’un cabinet ou d’un collectif ne sont pas clairement définis (« Qui fait quoi ? « Qui est responsable de quoi ? »), la question des participants aux réunions selon les sujets abordés sera toujours problématique. 

Dans le cas de réunions chez ou avec vos clients, n'hésitez pas à demander qui sera présent à la réunion et éventuellement à suggérer des noms.

2. L’écoute

Parmi les frustrations les plus courantes, on peut noter l’absence d’écoute entre les participants aux réunions. Or sans écoute mutuelle, on ne peut obtenir une communication et un travail collectif efficaces. 

Les principaux obstacles à une écoute attentive et constructive en réunion sont :

- L’absence de moments pour exprimer ce qu’on pense ou ce que l’on ressent

- L’absence d’autodiscipline ou de modérateur qui impose le silence, répartit ou gère le temps de parole et recentre les débats lorsque nécessaire

- La façon dont sont formulés les points de vue et dont ils sont reçus par les autres participants – parfois sous forme « d’attaque personnelle »

- Les « distractions » de tous genres, et en particulier les ordinateurs, téléphones portables...

Il est donc recommandé d’avoir un animateur qui va créer un climat propice à l’écoute et au bon déroulement des débats. Cet animateur peut tout à fait être vous, en tant que professionnel du conseil. N'hésitez pas à vous former si vous ressentez le besoin d'acquérir certaines techniques en matière d'animation de réunion (par exemple savoir reformuler, savoir clarifier...)

L’expression individuelle est, bien souvent, source de malentendus, voire de conflits, car nous éprouvons souvent des difficultés à nous faire la part des choses entre nos émotions et nos raisonnements. De plus, nous utilisons souvent des formulations inadéquates ou maladroites. L’animateur peut alors avoir un rôle à jouer important, qui consiste à reformuler ou demander des clarifications. 

3. La gestion du temps et des priorités

Un autre reproche adressé fréquemment aux réunions est leur durée trop longue et l’absence de gestion du temps. 

Remarquons que certaines personnes ont, par tempérament, peu de patience et une attention limitée dès lors que le temps est consacré à des discussions et pas à l’action. Ces personnes préfèrent naturellement agir plutôt qu’écouter et s’ennuient souvent en réunion (sauf si elles en assurent l’animation). C’est une bonne raison pour gérer intelligemment le temps consacré à chaque sujet. Avec l’expérience et une petite préparation en amont, il est possible d’attribuer à chaque point de l’ordre du jour une durée indicative qui permet de vérifier que la réunion ne va pas durer 5h alors qu’on a prévu un créneau de 1h30 dans les agendas… Ce petit contrôle de cohérence permet d’éviter le piège de l’ordre du jour trop chargé, dont on ne traitera, que quelques points. Il permettra également de vérifier que les priorités sont bien définies, à la fois en ce qui concerne l’ordre chronologique des sujets traités et le temps imparti pour chacun. De façon générale, la durée optimale d’une réunion est d’1 heure. 

En tant que professionnel du conseil, votre rôle est de veiller à ce que la durée prévue soit respectée. C'est à votre bénéfice et à celui de vos clients. Ne soyez pas celui ou celle qui, par manque de préparation ou de discipline personnelle, ne respecte pas l'ordre du jour. C'est votre fiabilité qui est en jeu ici, et qui est un élément important de la confiance. C'est aussi votre image de professionnalisme.

4. Les supports d’information

Pour les réunions portant sur des décisions à prendre, notamment, il est crucial que chacun soit au même niveau d’information. Les documents peuvent être distribués à l’avance si nécessaire, afin que chacun puisse s’approprier leur contenu. Toutefois, restons réaliste : souvent les participants ne prennent pas le temps de lire les documents en amont de la réunion. Il sera donc nécessaire de rappeler verbalement, en cours de réunion, les éléments d’information les plus importants.

5. Ordre du jour 

L’ordre du jour de la réunion vise avant tout à permettre aux participants de comprendre ce que l’on attend d’eux. A sa lecture, ils doivent donc pouvoir repérer quels sont les objectifs de la réunion : information, prise de décision ou debriefing d’actions ? Toute précision sur le rôle et les attentes est également bienvenue. Par exemple, on précisera volontiers aux participants qu’ils devront faire un choix définitif sur tel ou tel sujet. 

6. Suivi et compte-rendu

Le suivi d’une réunion est très important et doit nécessairement s’appuyer sur un compte-rendu, un procès-verbal ou un relevé de décisions. Il est parfois très utile d’inclure dans les comptes-rendus un plan d’action sous forme de tableau à plusieurs colonnes : action/échéance de l’action/responsable/ressources nécessaires/commentaires. Ce tableau permettra un suivi rapide et efficace lors d’un point de débriefing.